Digitalizacijom do efikasnijeg rada

Brz pristup informacijama jedna je od neophodanih uslova za efikasniji rad u Fondu zdravstvenog osiguranja. Moderna dinamika poslovanja uz sve kraće rokove za rješavanje i sprečavanje gomilanja neriješenih predmeta ukazuje na potrebu primjenjivanja inteligentnih IT rješenja, zbog čega je i Sektor za informacione tehnologije Fonda zdravstvenog osiguranja pristupio izradi projekta ''Digitalno arhiviranje i upravljanje poslovnom dokumentacijom''.
Cilj stvaranja elektronske arhive je unapređenje skladištenja i korišćenja dokumentacije, odnosno da se uz najmanje troškove postignu maksimalni rezultati u radu sa dokumentima.

Za digitalno smiještanje podataka nije presudan samo problem arhiviranja dokumentacije, iako statistika ukazuje da se količina dokumentacije u poslovnim tokovima uduplava svake godine. Glavna poluga koja pokreće digitalizaciju su potreba i problemi pretraživanja i uvida, odnosno brzog pristupa informacijama.
U dobro organizovanim firmama danas se teži da se papirni dokument što prije pretvori u digitalni oblik i takav kruži prema definisanim pravilima poslovnih procesa. Na ovaj način digitalna verzija je dostupna odmah svim učesnicima bez obzira gdje se oni fizički nalaze. Jednostavnije rečeno, nema potrebe za kopiranjem, faksiranjem ili slanjem poštom, a pojam zagubljenih dokumenata ili višestrukih verzija istog dokumenta postaje prošlost.
Neki pokazatelji govore da se u prosječnom rješavanju nekog predmeta dvije trećine radnog vremena troši na obradu dokumenata, a od toga polovina vremena se izgubi na traženju informacija, dok se svaki dokument u prosjeku kopira barem četiri puta. Kada se preračuna, svaki zaposleni radnik dnevno potroši dva radna sata upravo zbog nesređene dokumentacije. Digitalizacijom se ovo vrijeme smanjuje u prosjeku za više od 60 odsto, jer se ubrzava protok informacija. Referent umjesto radnog naloga u omotnici dobije e- mail sa svim pripadajućim digitalizovanim dokumentima.
Nesporne prednosti  digitalnih arhiva, pored uštede u fizičkom prostoru koji je neophodan za čuvanje arhivske građe, su brži pristup informacijama, pun nadzor nad dokumentima, zaštita informacija, pristup sa udaljenih lokacija bez ograničenja funkcionalnosti, saradnja više korisnika u operativnim timovima, upravljanje poslovnim procesima itd.